Успешным бизнесменам, влиятельным и публичным людям нередко нужно организовывать массовые мероприятия. Иногда приходится проводить конференции, семинары, общаться с представителями СМИ. Если запланировано подобное событие, первым делом, нужно найти подходящее помещение.
Многое зависит от характера события. Нередко приходится проводить общенациональные или даже международные мероприятия. В таком случае, вначале выбирается город для их организации. Чаще всего проводятся подобные конференции и встречи в столице, Днепре, Одессе, Харькове и Львове. Если вам нужен конференц зал львов, лучше всего арендовать его в одном из отелей – так участники мероприятия смогут заселиться в той же гостинице. Например, помещение вам может предоставить Premier Hotel Dnister. В отеле предусмотрено всего пять залов. Максимальная вместительность – 600 человек.
Разумеется, прежде чем выбирать зал, нужно составить списки участников и гостей. Только так вы сможете понять, насколько вместительное помещение вам потребуется. Разумеется, не нужно искать зал «впритык». Посетителей может оказаться немного больше, чем вы рассчитывали изначально (особенно, если событие на закрытое). Слишком просторных помещений тоже старайтесь избегать. Особенно если планируется пригласить СМИ – вам же не нужно картинка с пустыми местами на экране.
Еще один ключевой момент – оснащение зала. Убедитесь, что в помещении есть все необходимое для проведения мероприятия. Например, во время семинаров, конференций часто используется демонстрационное оборудование. Убедитесь, что оно функционально. Также обязательно вам потребуются аудиоустройства. Проверьте их мощность, важно обеспечить хорошую слышимость.
Что именно должно быть в помещении? Ищите зал с проекторами, экраном, микрофоном, усилителями звука. Обязательно уточните, оборудовано ли помещение климатической техникой. Особенно это важно в летний сезон. Как правило, подобные события длятся несколько часов. Участникам будет сложно сосредоточиться, если в зале окажется душно.
Обязательно проверяйте систему освещения. Убедитесь, что на экране не возникает бликов. Нужно, чтобы все присутствующие хорошо видели информацию на нем.
Ну и, обязательно организуйте фуршет в конце длительного мероприятия. Если вы проводите его в отеле, на территории должен быть ресторан с банкетным залом. Забронируйте его заранее.
