Большинство современных руководителей часто прибегают к различным способам налаживания деловых контактов, в том числе проведению конференций. Такая форма мероприятия открывает доступ к получению новой информации и успешному сотрудничеству с партнерами. Если грамотно подойти к организации, это сулит неплохие результаты.

Заказать конференц-зал Киев и тщательно разработанный сценарий — это половина успеха. Одним из лучших вариантов подборов помещения является аренда локации. Обычно залы располагаются в центре города, ведь до места будет удобнее добраться всем участникам. В Киеве сосредоточена деловая, общественная и культурная жизнь страны. Здесь регулярно проходят семинары, ивенты, мастер-классы, благодаря которым компании могут заявить о себе.

 

Выбор площадки: на что обратить внимание

Найти подходящее помещение не так просто, как многим кажется. Как показывает практика, следует учесть много нюансов. Планируя присутствие на мероприятии иностранных гостей, участников из других городов, нужно подумать заранее о трансфере.

Не менее важна шумоизоляция помещения. Предпочтительно, чтобы зал находился в престижном районе города. Первый или второй этаж здания будет идеально. Лучше также, если помещение для деловых встреч занимает полностью этаж.

Что учитывают:

●       Месторасположение. Выигрышным вариантом станет центр города. При запланированной конференции на несколько дней, стоит рассмотреть комплексы за чертой мегаполиса. Такое решение будет оптимальным для иногородних, ведь они смогут переночевать в отеле.

●       Достаточная вместительность. Главное правило конференц-зала — комфортное размещение гостей. Необходимо предусмотреть дополнительные посадочные места для неожиданных посетителей. Впритык мебельных предметов не должно быть.

●       Техническое оснащение. Недопустимо, когда техника выдает плохое звучание. Желательно заранее проконтролировать качество оборудования. Обычно устройства включены в аренду, но также можно доплатить за проектор, флип-чарт.

Если будет задействовано свое оборудование, лучше привезти его за день до события и установить. Бывает, что не всегда находится человек, компетентный в техническом аспекте. В большинстве случаев локации размещены в крупных офисных центрах. Там есть необходимая инфраструктура: парковка, кафе, туалеты.

 

Обстановка и атмосфера

Как правило, формат мероприятия определяет оформление помещения. Для деловой встречи не приемлема неформальная обстановка. Следует придерживаться сдержанного, строгого стиля. Подготовка ивента свободной тематики подразумевает присутствие дружеской ноты с начала до конца. В этом случае приходят на помощь креативные пространства.

Для любого формата конференций подойдут помещения в стиле промышленный лофт. Творческая атмосфера, концентрация аудитории и интерьера создают комфорт для каждого посетителя. Каждый зал имеет индивидуальную особенность и харизму.

Для разного события можно выбрать пространство вместимостью от 50 до 300 человек. Кроме этого, часто организаторы предлагают возможность различных вариантов расстановки мебели. 

При выборе помещения важен и дизайн. Он должен быть продуман до каждой детали. Современные локации включают зону для активной работы, ведения переговоров, обучения. Также имеется место кофе-пауз, фуршетов, отдыха, чтобы сменить официальный формат. Предусмотрены мобильные конструкции, помогающие декорировать пространство под заданную тематику.

Для небольшого по масштабам заседания, достаточно будет длинного стола. Хорошей освещенности придают лампы потолочного типа. Сэкономить пространства поможет стена, покрытая специальной краской, она заменит доску.

 

Большие конференц-залы предусматривают установку трибуны или сцены для выступающего. Эту зону выделяют с помощью светильников. Выбирая кресла, предпочтительны модели с пюпитрами, так как они удобны подставкой для ведения записей. Можно организовать отдельную зону для фуршета, столы для двусторонних переговоров, выделить площадку для неформального общения.

Проработка дизайна помещений включает стиль оформления. Наиболее распространен минимализм и классика. Здесь нет строгого регламента по цветовой палитре. Обычно малые залы оформляют в светлых тонах, увеличивающих зрительно пространство. Для больших подходят цвета, повышающие концентрацию и работоспособность. Часто это синий, желтый, бежевый оттенки.

Как правило, солидные организации выбирают официальный стиль оформления, и наоборот дело обстоит с креативными студиями, отличающимися оригинальным подходом к интерьеру.

Дополнительный сервис

Как известно, любая конференция быстро не заканчивается. Нужно задуматься о кейтеринге в обеденный перерыв. Помимо этого, хорошим тоном является утренний кофе-брейк. В любом случае стоит подготовить участок для установки столов с угощениями. Если планируется вечерний банкет, можно найти помещение с отдельным залом. Сейчас популярны локации-трансформер, где с помощью перегородок создается лаунж-зона.

Необходимость отвлечься, набраться сил — это обязательные моменты длительного мероприятия. Важно учитывать потребности участников, поэтому рекомендуется заранее позаботиться о кофе-брейке. Для короткого перекуса подойдет легкая выпечка, десерты, чай, печенье.

Стоит подумать и о хорошей звуко- и видео записи. Часто компании предлагают оборудование для переводчика, если будут присутствовать иностранцы. Также может использоваться микшерный пульт, имеющий множество входов, выходов для видеозаписи. Отталкиваться нужно от целей, которые ставятся.

Проводя конференцию, для компании это такая самопрезентация или еще одна слагаемая ее имиджа. Насколько комфортной будет атмосфера для участников, во многом определяет дальнейшее развитие фирмы. Поэтому мероприятия подобного формата лучше проводить на высоком уровне, доверив подготовку профессионалам, которые возьмут организационные заботы в свои руки.